Электронное письмо — тоже документ
Переписка по электронной почте — такой же канал деловой коммуникации, как обмен официальными документами на бумажных носителях. Некачественно составленное электронное письмо может нанести значительный ущерб как юристу, так и его клиенту.
В этой связи при подготовке электронных писем полезно, на мой взгляд, держать в уме следующие моменты:
- Помнить, что электронная переписка — это прежде всего деловая переписка. Надо подходить к подготовке любого электронного письма с теми же вниманием, бдительностью и аккуратностью, как если бы это был официальный документ. Уместна ли фраза из электронного письма для официального документа? Выбран ли корректный тон? Соблюдены ли корпоративные стандарты переписки?
- Осознавать, нажимая на кнопку «Отправить», что письмо может быть просмотрено третьими лицами. Если предположить, что содержание письма стало известно кому-либо, помимо адресата, к каким последствиям это приведет? Какие в этой связи уточнения в формулировки письма стоит внести? Допустим ли в принципе обмен определенной информацией по электронной почте?
- Работать над электронными письмами только с холодной головой. Прежде чем написать письмо, лучше взять эмоции под контроль и трезво оценить последствия. Возможно, что в конкретном случае лучшее электронное письмо — это ненаписанное электронное письмо. И не стоит возлагать больших надежд на функцию отзыва направленных сообщений (эта функция не всегда срабатывает, к тому же она не способна стереть письмо из памяти того, кто его успел прочитать).
- Указывать, направляя проекты документов, что это именно проекты документов. Причем такое указание стоит сделать не только в «теле» письма, но и в самом документе.
- Избегать абсолютных и безапелляционных утверждений, а также догадок и пространных рассуждений. Вместо этого стоит подсвечивать нюансы и то, что обстоятельства имеют значение. Вещи редко бывают «черно-белыми», раз и навсегда определенными, существующими сами по себе (в «вакууме») или «истиной в последней инстанции». Все относительно и переменчиво, как бы юристами и клиентам ни хотелось обратного.
- Быть при написании электронных писем скучным (и правильным). И опираться только на факты. Это лучше «креативных» писем, которые открывают возможности для превратного толкования в ущерб интересам клиента.
И последнее (в списке, но не по значению):
- Проверять, что написанное соответствует задуманному. Можно иметь в виду что-угодно, но в конечном итоге единственное, что останется в сухом остатке, — это написанный текст. Лучше написать сразу четко и понятно, чем потом долго объяснять, что «на самом деле» имелось в виду.