№18 Реестр СОПов.

№18 Реест СОПов.

Это будет собирательное название процесса упорядочивания всей нормативной документации, которая будет рождаться в ходе реализации программы СМК.

Настоятельно рекомендую вам, как руководителю данного направления держать в голове 2 управленческих вопроса:

1- Как весь этот процесс максимально упростить?

2- Как весь этот процесс максимально упорядочить?

Уйти от канцелярита, сделать материалы максимально простыми в усвоении и максимально удобным в систематизации.

Документов ВКК будет очень много. Создание простой и удобной системы по учету, обороту, систематизации и каталогизации - одна из важнейших задач.

Скажу сразу, это не наша "придумка", а более опытных коллег. Систематизация по владельцу процесса. То бишь возможность из общего каталога документов СМК отфильтровать те, которые относятся исключительно к твоей должности.

Мы пошли именно по этому пути.

И как только мы начали это делать, сразу стали видны «детские болезни» - системные ошибки становления любой сложной системы:

1. Формальный подход к определению истинного владельца процесса.

У нас было разведено на врачей и медицинских сестер, или вообще « всех сотрудников в МО». Этой проблемы не было видно, когда СОПы поступали постепенно, в графе «Участники процесса» стояла « медицинская сестра или врач», и читая СОП, например, об « Алгоритме проведения внутримышечной инъекции» у нас не возникало никакого возражения по поводу участника процесс – медицинская сестра. Пока мы не собрали, что называется, все документы в кучу, и не поняли, что даже на начальном становлении системы, с далеко неполным перечнем документов в «несчастных» 100 шт., на участника процесса « мед. сестра» что называется «падает» 60 СОПов , 500 страниц убористого шрифта. Качественно усвоить такой объем материала нереально, а главное – и не нужно.

Решение: более глубокая дифференцировка участников процесса. Если СОП для среднего медицинского персонала, то смотрите, к кому конкретно это относится: процедурная м/с, перевязочная, постовая, операционная, диетическая, помощник эпидемиолога, фармацевт и т.д. И сразу указывайте это. Установки, что дескать «медсестра должна знать все» - не более чем пропагандийский жупел, ничего не имеющей общего с практической жизнью. Мы же тут не ради лозунгов все затеяли, а ради реального улучшения.

Тоже самое это относится и к врачам. Сепарируйте, к кому конкретно из специалистов относится данный документ.

2. Неудобная система поиска нужного СОПа.

Это для нас, для сотрудников отдела ВКК, погруженных в этот процесс все время, вопросы поиска нужного СОПа, логика «где это может быть» и в какой критерии поискать , не составляло сложности. Для сотрудников же клинических отделений весь этот вал документов, который прирастал как снежный ком, не имел никакой внутренней логики. Им нужно было знать только одно: « где взять СОП, который я должна выучить».

Решение: собрать все СОПы вместе и дать возможность отфильтровать только те, которые нужно именно тебе, как специалисту.

3. Недостаточная вовлеченность управленцев на места, Уполномоченных по качеству.

Наша первоначальная «задумка» состояла в том, что в процесс отслеживания, отбора и формирования сборника документов СМК для конкретного отделения будут плотно вовлечены Уполномоченные по качеству ( заведующие и медицинские сестры). Нужно ли говорить, как наивны мы были в своих расчетах?

Пока это еще не вошло в «подкорку», когда потребность в мониторинге выпускаемых новых СОПов не вошло в рутину и привычку, от вас будет требоваться постоянная актуализация этой работы. Даже когда вы пропишите в Приказе по МО, что уполномоченные по качеству «должны каждую пятницу, с 9:30 до 10:00 знакомится с новинками СМК», все равно, какое - то время здесь будет царить анархия. И только единый источник, каталог всех документов, собранный в одном месте (или имеющий гиперссылки из единого места) смогут спасти ситуацию.

Решение: дать простой в использовании инструмент для каждого сотрудника МО, по формированию своей учебной траектории. Без посредников.

Реест СОПов.

Мы сделали следующее:

1. Экселевская таблица, состоящая из нескольких колонок.

2. Где отразили:

· Порядковый номер

· Номер и название сопа

· Участник процесса

· Гиперссылка на данный документ.

3. Таблица выложена в сетевой папки ВКК и доступна всем.

Во вложении

- Реестр СОПов

Анонс:

1. Движение документов СМК

2. Заседание РГ.