Как менять не справляющегося участника рабочей группы проекта

Как менять не справляющегося участника рабочей группы проекта.

Делюсь прямо недавним случаем из собственной практики.
Вдруг, поможет кому…

💣Что было у меня:
Талантливый и амбициозный сотрудник, в ходе проекта регулярно проявлял инициативу в различных проектных задачах, давал громкие обещания... но не доводил дело до конца.
Каждая из его задач достигала похожего статуса: обязательства нарушались, сроки горели, команда и заказчики нервничали.

😬Решение:
Заменить не результативного сотрудника и определить нового ответственного по его задачам.

👆Сразу скажу, что в проектах где РП полномочен принимать кадровые решения - все просто и текст ниже можно не читать.
Отстраняешь от проекта провинившегося, вводишь вместо него - другого и больше обсуждать нечего.
Рассмотрим что делать,
если мы говорим о проекте, в котором ресурсы проектной команды тебе не принадлежат.

Итак,
ты пришел к решению о замене.

⛔️Что может пойти не так, если не достаточно подготовиться:
🔜Непосредственный руководитель сотрудника начнет защищать своего подчиненного, доказывать, что тот не виноват и по итогу не согласиться с твоими заходом.

🔜Коллеги из рабочей группы проекта могут решение не поддержать, ибо:
- привыкли работать с сотрудником
- могут быть не готовы инвестировать время и знания в нового
- могут бояться, что ответственность за задачи заменяемого сотрудника передадут им.

🔜При обсуждении решения о замене может развернуться дискуссия на эмоциях.
И неизвестно что хуже: что решение не будет принято или что ситуация будет выглядеть личным конфликтом тебя и сотрудника.

🔜Заменяемый сотрудник очевидно затаит на тебя обиду, а это риски минимум двух негативных сценариев в будущем:
* он пойдет мстить с вовлечением своего или твоего руководства
* даже если не пойдет мстить, то обида останется, а вы можете в будущем пересечься на других задачах. Возможно тебе от него что-то понадобится.

👍Рекомендуемый сценарий:

1️⃣ Собирается (структурируется ранее собранная) фактура: задачи, обязательства, позиция владельцев, факт просрочки.
На регулярных встречах открыто проговариваются и затем протоколируются факты не исполнения сотрудником задач по согласованному плану.

2️⃣ Собирается обратная связь от других ключевых участников рабочей группы, как минимум от бизнес-заказчика, что от невыполнения обещанных задач он тоже страдает.
Кроме получения поддержки, это еще и самоконтроль - вдруг ты ситуацию оцениваешь субъективно.

3️⃣ Проводится подготовленная эскалация на непосредственного руководителя.
Подготовленность выражается в п.п. 1 и 2, а именно:
- артефакты не исполнения конкретных задач;
- обратная связь от заказчика и смежников;
+ наглядное представление риска не внедрить проект в целом.

4️⃣ Непосредственный руководитель информацию воспринимает,
вовлекается в процесс "починки" лично, призывает "пожарную команду" и проваленная задача так или иначе решается.
По итогу у непосредственного руководителя есть вполне осознанное представление:
- справляется ли его сотрудник или нет,
- готов ли он в ущерб своим обязанностям страховать сотрудника лично
- или проще выделить более подходящего надежного сотрудника.

5️⃣ финальный шаг.
- Решение о замене сотрудника озвучивается функциональным руководителем
(т.к. он дозрел)
- оно принимается без малейших возражений со стороны рабочей группы
(т.к. все тоже ощутили ситуацию на себе),
- у заменяемого сотрудника нет негатива в адрес РП
(т.к. решение - коллегиальное , да еще и озвученное непосредственным руководителем).
Решение о замене ответственного обязательно тщательно протоколируется, т.к. тоже становится артефактом.

Альтернативный сценарий (тоже приемлемый):
- руководитель не заменяет сотрудника, но берет на себя ответственность за результат и доп. контроль исполнения.

---
📝 На этом - все :) Можно использовать как шпаргалку.
Если кому есть что добавить или возразить - велкам ✍️