№18 Реест СОПов.
Это будет собирательное название процесса упорядочивания всей нормативной документации, которая будет рождаться в ходе реализации программы СМК.
Настоятельно рекомендую вам, как руководителю данного направления держать в голове 2 управленческих вопроса:
1- Как весь этот процесс максимально упростить?
2- Как весь этот процесс максимально упорядочить?
Уйти от канцелярита, сделать материалы максимально простыми в усвоении и максимально удобным в систематизации.
Документов ВКК будет очень много. Создание простой и удобной системы по учету, обороту, систематизации и каталогизации - одна из важнейших задач.
Скажу сразу, это не наша "придумка", а более опытных коллег. Систематизация по владельцу процесса. То бишь возможность из общего каталога документов СМК отфильтровать те, которые относятся исключительно к твоей должности.
Мы пошли именно по этому пути.
И как только мы начали это делать, сразу стали видны «детские болезни» - системные ошибки становления любой сложной системы:
1. Формальный подход к определению истинного владельца процесса.
У нас было разведено на врачей и медицинских сестер, или вообще « всех сотрудников в МО». Этой проблемы не было видно, когда СОПы поступали постепенно, в графе «Участники процесса» стояла « медицинская сестра или врач», и читая СОП, например, об « Алгоритме проведения внутримышечной инъекции» у нас не возникало никакого возражения по поводу участника процесс – медицинская сестра. Пока мы не собрали, что называется, все документы в кучу, и не поняли, что даже на начальном становлении системы, с далеко неполным перечнем документов в «несчастных» 100 шт., на участника процесса « мед. сестра» что называется «падает» 60 СОПов , 500 страниц убористого шрифта. Качественно усвоить такой объем материала нереально, а главное – и не нужно.
Решение: более глубокая дифференцировка участников процесса. Если СОП для среднего медицинского персонала, то смотрите, к кому конкретно это относится: процедурная м/с, перевязочная, постовая, операционная, диетическая, помощник эпидемиолога, фармацевт и т.д. И сразу указывайте это. Установки, что дескать «медсестра должна знать все» - не более чем пропагандийский жупел, ничего не имеющей общего с практической жизнью. Мы же тут не ради лозунгов все затеяли, а ради реального улучшения.
Тоже самое это относится и к врачам. Сепарируйте, к кому конкретно из специалистов относится данный документ.
2. Неудобная система поиска нужного СОПа.
Это для нас, для сотрудников отдела ВКК, погруженных в этот процесс все время, вопросы поиска нужного СОПа, логика «где это может быть» и в какой критерии поискать , не составляло сложности. Для сотрудников же клинических отделений весь этот вал документов, который прирастал как снежный ком, не имел никакой внутренней логики. Им нужно было знать только одно: « где взять СОП, который я должна выучить».
Решение: собрать все СОПы вместе и дать возможность отфильтровать только те, которые нужно именно тебе, как специалисту.
3. Недостаточная вовлеченность управленцев на места, Уполномоченных по качеству.
Наша первоначальная «задумка» состояла в том, что в процесс отслеживания, отбора и формирования сборника документов СМК для конкретного отделения будут плотно вовлечены Уполномоченные по качеству ( заведующие и медицинские сестры). Нужно ли говорить, как наивны мы были в своих расчетах?
Пока это еще не вошло в «подкорку», когда потребность в мониторинге выпускаемых новых СОПов не вошло в рутину и привычку, от вас будет требоваться постоянная актуализация этой работы. Даже когда вы пропишите в Приказе по МО, что уполномоченные по качеству «должны каждую пятницу, с 9:30 до 10:00 знакомится с новинками СМК», все равно, какое - то время здесь будет царить анархия. И только единый источник, каталог всех документов, собранный в одном месте (или имеющий гиперссылки из единого места) смогут спасти ситуацию.
Решение: дать простой в использовании инструмент для каждого сотрудника МО, по формированию своей учебной траектории. Без посредников.
Реест СОПов.
Мы сделали следующее:
1. Экселевская таблица, состоящая из нескольких колонок.
2. Где отразили:
· Порядковый номер
· Номер и название сопа
· Участник процесса
· Гиперссылка на данный документ.
3. Таблица выложена в сетевой папки ВКК и доступна всем.
Во вложении
- Реестр СОПов
Анонс:
1. Движение документов СМК
2. Заседание РГ.
Vkontakte
Twitter
Одноклассники
